Die OutlookSchnittstelle im Haus- und AkademieManager

Der flexible Austausch von Terminen und
E-Mails

E-Mails synchronisieren und archivieren

Mithilfe dieses Moduls werden E-Mails, die in Outlook eingehen oder von dort verschickt werden, direkt Adressen oder Vorgängen zugeordnet und in der Historie hinterlegt. Damit wird die gesamte relevante E-Mail-Kommunikation, inklusive aller Anlagen, protokolliert – neben der bereits bestehenden Dokumentenhistorie. Das Modul die OutlookSchnittstelle archiviert die E-Mails selbstständig, sodass sie bei den ursprünglichen Empfängern gelöscht werden können.

Termine im Kalender darstellen

Über die Kalender-Funktion werden Raumbelegungen von Veranstaltungen als Termine in einem (frei wählbaren) Outlook-Kalender eingetragen. Wenn Sie einen Exchange-Server nutzen, können alle Mitarbeiter*innen des Hauses die Termine über Outlook einsehen. Auf Anfrage kann auch die Übergabe weiterer Daten, wie z.B. Zimmerbelegungen und Seminare, eingerichtet werden.

Funktionen

• Automatische Zuordnung des ein- und ausgehenden E-Mail-Verkehrs zu Adressen und Vorgängen (Belegungen oder Seminaren)
• Speicherung der E-Mails in der jeweiligen Historie der Adresse oder des Vorgangs
• Automatische Archivierung relevanter E-Mails
• Anzeige der in der Historie hinterlegten E-Mails inkl. aller Anhänge
• Anzeige der Raumbelegungen in Outlook-Kalendern als Termine
• Outlook-Kalender sind frei wählbar